Kontaktstelle für Bürger und Unternehmen

Die öffentliche Verwaltung einer Stadt oder Kommune ist die erste Anlaufstelle für die Anliegen von Bürgern und Unternehmen. Neben der Erfüllung der fachlichen Aufgaben und gesetzlichen Vorschriften sind Bearbeitungsgeschwindigkeit und Kommunikationsstil in hohem Maße imagebildend für die Region. Ein gutes Image ist ein Standortvorteil zur Ansiedlung von Unternehmen.

Hohe Imageverantwortung – begrenztes Budget

Um den Service zu verbessern und E-Government auszubauen, müssen vielfältige Kontaktmöglichkeiten und schnelle Kommunikationswege geboten werden. Dafür ist es oft nötig, IT-Infrastruktur und Anwendungslandschaft zu modernisieren. Bedingt durch den begrenzten finanziellen Spielraum ist es umso wichtiger, die internen Prozesse mit Lösungen zu optimieren, die sich schnell amortisieren.

Eines der wichtigsten Kommunikationsmittel stellt das Dokument dar. Sowohl in Papierform, aber zunehmend auch in elektronischer Form:

• Standardformulare z.B. für Adressänderungen oder KFZ-Anmeldungen
• individuelle Rechtsgutachten
• Steuerbescheide
• Monatsberichte
• Massenmailings wie Abrechnungen für Müllgebühren

Die Dokumenttypen sind vielfältig und die Menge des Outputs ist hoch. Hinzu kommt die Anforderung nach schneller Umsetzung neuer Vorschriften in den Dokumentenvorlagen.

Der Öffentlichen Verwaltung bieten wir hierfür die optimale Lösung zur effizienten Produktion sämtlicher Formulare und Dokumente. Die flexible Textverarbeitung M/TEXT CS mit integriertem Outputmanagement M/OMS verschlankt und beschleunigt die Verwaltungsprozesse.

Dokumentdesign - Ihr zeitgemäßer Auftritt

• Umsetzung einheitlicher Formulare und Vorlagen mit einfach bedienbaren Designtools - eigene Schriftart, Wasserzeichen, Grafiken und Bilder, Faksimile Unterschriften etc.
• Schnelle Anpassung der Ressourcen und Briefvorlagen in der zentralen Administrationsumgebung
• Wiederverwendbare Ressourcen z.B. für Batchverarbeitung und Onlineverarbeitung
• Mit elektronischer Signatur vorbereitet für E-Government - mehr Vertrauen bei Bürgern und Unternehmen
• Gerüstet für Onlinebrief und De-Mail

Formulare und Briefe auf Knopfdruck

• Leistungsstarke und serviceorientierte Verwaltung durch schnelle und präzise Mitteilungen
• Versand über frei wählbare Medien: Briefpost, E-Mail, Fax, Internet etc.
• Benutzerfreundlicher Texteditor mit automatischer Rechtschreibkorrektur - Bedienung orientiert an den Standards moderner IT-Systeme
• Unterstützung von Mehrsprachigkeit für Korrespondenzin der jeweiligen Muttersprache
• Aufgabenbezogene Zusammenstellung der Formulare und Briefe durch das System - das erhöht die Bearbeitungsgeschwindigkeit und verbessert die Dienstleistungsqualität
• Seriendrucke werden auf Knopfdruck erstellt und automatisch an Ihre Kunden versandt

Ihr Output - immer auf dem besten Weg

• Automatische Ausgabe der Formulare und Briefe auf allen Kanälen (Multichannel) - z.B. für das Drucksystem, als Datenstrom für Ihren Druckdienstleister, für den elektronischen Versand oder Ihr Online Bürgerportal
• Sichere und nicht veränderbare Formate für die elektronische Langzeitarchivierung z.B. PDF, PDF/A, TIFF etc.
• Unterstützung aller weiteren Ausgabeformate für Ihr Schriftgut
• Integrierte Beilagensteuerung, DV-Freimachung, Versandsteuerung und Portooptimierung

Zukunftssichere Technologie

• Flexible Architekturen und plattformneutrale Lösungen durch modernste Java EE Technologie
• Serviceorientierte Architektur (SOA) erlaubt einfache Integration in heterogene IT-Landschaften
• Standardschnittstellen zu SAP, CRM, ECM, Webservices, XML u.v.m. verhindern Insellösungen
• Skalierbar und ausfallsicher durch 3-Schicht Client-Server Architektur und Standard Middleware – hohe Performance z.B. bei der Produktion von Gebührenbescheiden