Digitalisierung und Automatisierung sind zentrale Ansätze der Prozessoptimierung, die nicht nur im industriellen Umfeld, sondern auch bei Dokumentenprozessen Anwendung finden. Je mehr Routinetätigkeiten das System dem Benutzer abnimmt, desto schneller kann er seine Fälle abschließen, desto mehr kann er sich mit wichtigeren Dingen befassen, etwa der persönlichen Kundenberatung.
Für die Administratoren bedeutet das: bei Standarddokumenten mit definierten Dokumenttypen, Datenquellen, Ausgabekanälen etc., die sich aufgrund der Aktenlage automatisch konfigurieren lassen, laufen die Prozesse systemgesteuert ab, am besten in Form von Dunkelverarbeitung ganz ohne menschliches Zutun.
Hinzu kommen all jene Dokumente, für deren Erstellung menschliches Sachwissen erforderlich ist und die deshalb im online oder interaktiven Modus erstellt werden. Hier geht es darum, die Anwendungen mit bestmöglicher Usability auszustatten, um die Arbeit der Sachbearbeiter und Fachkräfte zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Gleichzeitig unterstützt die Usability der M/Workbench Oberfläche selbst ein effizientes Arbeiten der Ressourcen-Designer. Geht es doch darum, eine Reihe von Prozessen für den reibungslosen Betrieb der Anwendung zu koordinieren und zu konfigurieren: Datenübernahme, Anwenderdialoge, Verarbeitungskriterien, Ausgabeparameter etc.
Mit M/Workbench werden die Ressourcen für alle Unternehmensdokumente und die damit verbundenen Prozesse erstellt. Dadurch sind oft unterschiedliche fachlich-inhaltliche bzw. technische Arbeitsbereiche und Personen betroffen, die sich über Rollenprofile mit verschiedenen Kompetenzen und Berechtigungen integrieren lassen. Ziel ist es, dem Unternehmen die nötige Flexibilität und Agilität auf dem Markt zu verschaffen, um schnell neue Produkte und Dienstleistungen einzuführen, die an veränderte Kundenbedürfnisse angepasst sind.
M/Workbench ist das zentrale Werkzeug zur Erstellung und Pflege der Ressourcen für die gesamte Serie M/. Sie steuern somit den gesamten Dokumentenprozess von der Dokumentenerstellung bis zu den Ausgabeprozessen des Output Management. Deshalb hat M/Workbench eine stark organisatorisch ausgeprägte Seite, die dem Administrator hilft, auch umfangreiche und verzweigte Projekte der Kundenkommunikation zu überblicken und zu beherrschen.
